Ausgewählte praktische und berufsrechtliche Hinweise aus dem BUJ TALK zum beA

Seit 2018 sind alle Anwält/innen (RA) und damit auch Syndikusrechtsanwält/innen (SRA) i.S.d. §§ 46 Abs. 2, 46 a BRAO verpflichtet, die für die Nutzung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches (beA) erforderlichen technischen Einrichtungen vorzuhalten und müssen Zustellungen sowie den Zugang von Mitteilungen über das beA zur Kenntnis nehmen bzw. gegen sich gelten lassen (§ 31 a Abs. 4 BRAO).

Zu der bereits kraft Berufsrecht bestehenden „passiven Nutzungspflicht“ des beA tritt zum Jahreswechsel flächendeckend die sog. „aktive Nutzungspflicht“ hinzu. Sie ist geregelt in § 130d ZPO. Hiernach sind vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen sowie schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen, die durch einen Rechtsanwalt, durch eine Behörde oder durch eine juristische Person des öffentlichen Rechts einschließlich der von ihr zur Erfüllung ihrer öffentlichen Aufgaben gebildeten Zusammenschlüsse eingereicht werden, als elektronisches Dokument zu übermitteln. Hierauf sollten sich SRA rechtzeitig vorbereiten.

Achtung: Die aktive Nutzungspflicht in Bezug auf das Unternehmen gilt freilich nur dann, wenn tatsächlich eine Mandatierung für den konkreten Fall mit entsprechender Bevollmächtigung durch den Mandanten, also dem Arbeitgeber, vorliegt. Ggf. empfiehlt es sich aber, via beA erfolgte Zustellungen an das Unternehmen mangels Bevollmächtigung zurückzuweisen. Dies gilt auch für die Kommunikation mit Behörden. Eine gefestigte Rechtsprechung dazu gibt es allerdings dazu noch nicht, aber ergibt sich aus den bisher bekannten Grundsätzen zur Bevollmächtigung nach der ZPO und den anderen Verfahrensarten.

Im Kontext der passiven und bald auch aktiven Nutzungspflicht des beA stellen sich zahlreiche weitere rechtliche, technische und organisatorische Fragen zu den geltenden Rechtspflichten für SRA.

Um BUJ-Mitgliedern die Gelegenheit zu geben, sich auf den aktuellen Stand zu den berufsrechtlichen Pflichten rund um das beA zu bringen und sich über praktische Umsetzungsaspekte auszutauschen, fand am 18. November 2021 ein virtueller After-Work-BUJ TALK mit rund 100 Teilnehmenden statt. Wir danken an dieser Stelle ausdrücklich unserem Leiter der Fachgruppe Berufsrecht Andreas Dietzel sowie den Mitgliedern der Fachgruppe Berufsrecht Martin W. Huff, Sebastian Scharnke und Dr. Timo Hermesmeier für ihre Impulse und Ratschläge aus der Praxis!

Eine Übersicht zu berufsrechtlichen Aspekten des beA von Martin W. Huff, Geschäftsführer der RAK Köln, sendet die BUJ-Geschäftsstelle Mitgliedern des BUJ gern zu – bei Interesse senden Sie uns bitte eine Mail an kontakt@buj-verband.de. Diese Folien zu dem Vortrag von Martin Huff werden bereits an die Teilnehmenden des Talks versendet.

Ausgewählte Hinweise aus der Diskussion des BUJ TALKS:
1. Es gibt grds. keine Ausnahmen hinsichtlich der gesetzlichen Pflicht der Nutzung des beA für Syndikusrechtsanwältinnen und Syndikusrechtsanwälte. Diese Pflicht besteht ab dem Moment der Zulassung.
2. Wer seine Safe-ID für die Anmeldung nicht mehr findet, sieht diese in seinem Eintrag als Syndikusrechtsanwalt im bundeseinheitlichen Anwaltsverzeichnis (www.rechtsanwaltsregister.org).
3. Es ist ausreichend, wenn sich SRA – zur Selbstnutzung – zunächst eine einfache beA-Karte besorgen (“beA Karte Basis”). Eine beA-Karte mit qualifizierter Signatur (“beA Karte Signatur”) benötigen SRAnur, wenn sie bspw. Schriftsätze an Gerichte und Behörden nicht selbst, sondern durch andere Personen (z.B. Ihrer Assistenz) versenden lassen möchten. Die für Assistenzen dann erforderliche Mitarbeiterkarten (“beA Karte Mitarbeiter”) müssen vom SRA selbst beantragt werden.
4. SRA sollten sich direkt gleich zu Nutzungsbeginn Gedanken zur Vertretung für den Fall der Abwesenheit ohne Zugriffsmöglichkeit auf das beA (Urlaub, Krankheit o.ä.) machen. In größeren Unternehmen bietet sich die Implementierung eines Vertretungskonzepts an.
5. Bei einer Doppelzulassung als Rechtsanwalt und Syndikusrechtsanwalt benötigen Sie zwei beA-Karten. Ein Lesegerät ist aber ausreichend.

Einige Vorteile des beA aus praktischer SRA-Sicht:
1. Verschlüsselte Kommunikation – kraft Gesetz sicherer Kommunikationsweg für vertrauliche Dokumente
2. Größenbegrenzung des beA ist sehr hoch (perspektivisch soll die Begrenzung auf bis zu 100 MB erweitert werden)
3. Cloudlösung – von überall problemlos zugreifbar

Weiterführende Links :
- Zehn Punkte zur Vorbereitung auf den verpflichtenden elektronischen Rechtsverkehr – Zusammenfassung der Bundesrechtsanwaltskammer: https://www.rak-koeln.de/content/download/3833/52726/file/Readiness%202022.pdf
- Video der RAK München zum beA: https://rak-muenchen.de/rechtsanwaelte/mitgliederservice/erv.html
- FAQ der Bundesnotarkammer zum beA: beA-Fragenkatalog_160413.indd (bnotk.de)
- BeA-Newsletter: https://www.brak.de/bea-newsletter